项目管理的五大工具（介绍8种常用的项目管理工具）

下面魏老师介绍产品开发管理中的四个工具，主要描述以下三个方面：

它们是什么？它们是如何工作的？他们对你的团队有什么好处？这四种工具是：

项目团队车轮图：如何为跨职能团队配备人员？莱西图表：如何确定角色和职责？职能阶段矩阵：如何避免职能职责之间的差距？边界和升级管理：如何设置项目边界条件？项目团队的车轮图也称为跨职能团队图或核心团队图，旨在为跨职能团队配备人员。很少有跨职能团队能够以足够的资源启动项目，并按照可预测的时间表交付产品。更常见的是，当项目成员在不同的时间从事不同的项目时，关键的风险是管理资源可用性的涨落。为了快速了解人员配备缺口，团队可以使用下图所示的工具清楚地了解团队的人员配备情况：

#1使用项目团队的车轮图定义跨职能团队。项目团队的车轮图按职能确定了核心项目团队成员，以及扩展团队成员的角色和姓名。项目团队轮图是一个简单而强大的工具，可以快速确定人员配备，可以显示跨项目拓展中的资源缺口。这个工具可以针对不同类型的项目(大型或小型项目)、初创企业和大型企业进行不同程度的扩展。它提供了一个一致的模型来帮助管理与团队人力资源相关的风险。对于大型项目，您可以创建多个团队车轮图，每个车轮从核心团队车轮向外辐射。

#2项目团队车轮图的好处确保所有跨职能团队成员都知道自己的角色以及其他人的角色定义；清楚地识别团队中的资源缺口；定义专门负责特定项目团队的成员；尽量减少因成员失踪或其他人力资源问题导致的事故或项目失败。#3项目团队轮图帮助项目经理在所有必要资源可用之前启动项目的情况并不少见。基于这个工具，项目经理可以围绕人员配备做出基于风险的决策，它清楚地传达了如何缓解或解决任何人员缺口。对于拥有大量利益相关者的企业来说，它也是一种有效的沟通工具。这个工具可以确保所有利益相关者的利益在项目中得到反映，并且它为整个跨职能团队确定资源缺口提供了一致的方法。它也是可扩展的，甚至可以在公司外部创建扩展的项目团队。虽然该工具可以衡量跨职能团队的人员配备水平，并快速确定资源缺口，但它不能评估所分配资源的质量和有效性。由于优先级的冲突，影响跨职能资源有效性的两个因素是：

技能水平；资源可用性。这些问题会影响团队的交付能力。

Lacey图表：明确角色和职责Lacey包含四个方面：

谁负责(R=responsible)，即负责执行任务的角色，具体负责控制项目和解决问题；who approve(A=responsible)，即全面负责任务的角色，项目只有在他同意或签字后才能进行；向谁咨询(C=咨询)，有信息或能力完成项目的人；应该通知谁(I=知情)，即应该及时被告知结果的特权者，但没有必要向他咨询或征求意见。分清项目中谁在做什么是最基本的要求，明确的任务、明确的责任和期限是项目管理的基础。Raci图表有助于定义哪些角色是负责人、顾问和内部人员。随着项目开发复杂性的增加，创建一个清晰的图表来表明谁负责什么。这有助于防止任何类型的项目失败，如开发、设计、其他、人力资源或变更管理。

#1如何创建惰性图表惰性图表是一个带有图形图标的矩阵：

确定横轴上的关键交付成果；确定纵轴上的关键角色(或个人)，包括项目经理；浅绿色圆圈：参与任务的单个执行者；深蓝色圆圈：直接负责人(DRI)，即负责交付/决策的人。每个可交付物或任务应该只有一个DRI，它是一个动态图表，需要随着责任的变化而更新。

第二名——RACI图的好处保证每个可交付物/决策只有一个负责人；提供角色和职责的可视化表示；建立对角色的共识，消除内部分歧；有利于跨区域管理；有利于责任追踪。3号——RACI图除了需求不明确，责任不明确，也是项目延期的主要原因之一。通过向团队提供与关键功能相关的清晰的可交付成果图表，可以极大地减少或消除这个问题。此外，图表是在项目开始时创建的，因为项目经理已经事先得到了团队成员的批准，这些成员表明他们已经加入并致力于给定的任务。它在项目期间使用，因为它为定期审查提供了一个参考表，以确保任务得到适当配备，并且每个可交付成果或决策都有关于数据简化翻译程序的明确说明。修改工具以匹配手头任务的范围。对于大型项目，最好有两级Lazi图：

一个用于整个项目；其他的用于子系统级。例如，在平台项目中，可能有四个快照图表：

涵盖项目的网络、客户端和设备部分的三个次级图表；整个项目加一个。有时候，角色需要更加明确和具体。在这种情况下，参与任务的三个层次(不参与、参与和责任)是不够的。您可能需要添加其他角色，如审批和咨询。

功能阶段Matrix公司每天都会推出新项目。当团队不能清楚地了解每个团队成员在项目每个阶段的贡献时，项目很快就会脱轨。那么，如何快速建立和沟通里程碑目标和团队成员的贡献，以突出差距和重叠？功能阶段矩阵是帮助项目经理的有力工具。职能阶段矩阵允许跨职能项目团队：

确定项目目标；确定角色和职责；确定主要阶段结果。使用矩阵来确定团队成员和里程碑可交付成果之间的依赖关系：

功能阶段矩阵的优势：

确保您可以在阶段/里程碑级别跨职能进行协调；确保将所有关键交付成果分配给个人；它是一个可扩展的工具，您可以将其应用于大型或小型团队、简单或复杂的项目以及跨区域团队。帮助您的团队与产品交付期望保持一致。功能阶段矩阵可以通过在项目生命周期的早期定义角色和职责来提高项目团队的效率，它也是开始创建一致的开发过程的最简单的方法之一。

在项目开始时，产品所有者和管理开发团队就成功的关键维度达成一致。比如一个项目有一些必要的功能，目标开发成本，质量度量，目标成本，项目进度。然后，团队和管理层为每个维度达成一个明确的量化目标。这些是团队和管理层衡量他们成功的边界条件和标准。这些条件构成了一个合同，规定了团队将交付什么以及管理层期望什么。一旦设定了边界条件，项目开始了，管理层需要让团队自我管理，只要团队继续朝着目标前进。

如果项目似乎无法满足五维中一个或多个维度的边界条件，即边界突破，项目经理必须：

立即通知管理层；提出边界突破的解决方案。这些沟通触发了一个快速升级过程，该过程旨在当预期的边界突破发生时，帮助项目经理使团队快速回到正轨。在收到团队可能突破边界的消息后，管理层可以同意或不同意团队的提议，并提出如何补救这种情况的建议。如果管理层同意，那么各方将确认一个新的带有风险边界条件的量化度量，项目将按照新的规范推进。如果管理层不同意团队的提议，那么将会有一次面对面的会议。由项目经理和管理层领导的团队将协商新的合同，并为项目设定新的边界条件。然后，团队根据新协议继续进行项目。以一款可穿戴设备为例：团队走了一个资深程序员，耽误了产品最小版本的开发。直接影响了两个未开发的关键API。虽然延误没有对项目的整体进度产生重大影响，但增加了成本，现在估计超出预算20%。缺陷率高于预期，但在范围内，其他边界条件仍是可实现的目标。这些预期的边界突破引发了跨境审查，重新协商了略高的预算和一组修订的功能，最终使团队回到正轨。如下面的边界条件图所示，团队和项目经理为五个变量设置了边界条件：

开发成本；产品成本；时间；特点；质量。五边形中的彩色形状显示每个边界条件的当前位置和预期轨迹：

那些走向图形中心(绿色)的，标志已经走上正轨；那些朝向外围的正在向外漂移(黄色)；而那些在图表边缘的(红色的)有被打破的危险。边界条件法强调量化目标，量化目标是计划成功的合理预测指标。通过管理目标消除微观管理的不确定性，从过程中消除大量的摩擦和主观性。应用这些工具将有助于建立您的项目管理能力，增加创新和加快上市时间。

#专栏作家#魏老师，微信官方账号：简一商务，人人都是产品经理专栏作家。关注智能硬件领域，擅长市场分析、产品设计研发、生产管理等。喜欢看书爬山。本文由人人作为产品经理原创发布，未经作者允许，禁止转载。